Marca e comunicação
Assinatura de email: como criar uma profissional (com exemplos)
O que escrever, o logo no tamanho certo (a gente mediu), como configurar no Gmail, no Outlook e no Apple Mail, modelos para copiar e por que o logo às vezes chega como anexo.
A assinatura de email é o bloco com seu nome, cargo, contatos e, se quiser, o logo, que entra sozinho no fim de cada mensagem. Uma boa assinatura de email cabe em quatro ou cinco linhas, continua legível quando as imagens são bloqueadas e leva um único link que você consegue medir.
A gente olhou a primeira página do Google Brasil: muitos resultados são geradores que pedem cadastro ou entregam a assinatura como imagem. Aqui você monta a sua, sem conta, com o logo no tamanho que a gente mediu e os passos do Gmail, do Outlook e do Apple Mail conforme a ajuda oficial.
Neste guia
O que escrever na assinatura do email
A assinatura de e-mail funciona como um cartão de visita no fim de cada mensagem: diz quem você é, como falar com você e qual marca você representa.
A assinatura de email é o bloco de texto, links e às vezes uma imagem que o seu programa de e-mail coloca automaticamente no fim das mensagens. Ela identifica você, facilita o contato e reforça a sua marca em cada e-mail enviado, sem digitar nada a mais. É uma das peças de marca e comunicação que o cliente mais vê.
O que ela não é: não é assinatura digital, aquela com validade jurídica para documentos. E não é outdoor: se a assinatura no email é maior que a mensagem, está sobrando.
| Elemento | Coloco? | Por quê |
|---|---|---|
| Nome e sobrenome | Sempre | É a primeira coisa que se procura |
| Cargo e empresa | Sempre | Contexto em poucas palavras |
| Telefone ou WhatsApp com DDD | Sim | Um toque para ligar do celular |
| Site | Sim | O link mais clicado |
| Um link extra (LinkedIn ou agenda) | Opcional | Um, não cinco |
| Logo | Opcional | Pequeno e com texto alternativo |
| Aviso de confidencialidade | Só se a empresa exigir | Em letra pequena, nunca em imagem |
Como fazer assinatura de email em 6 passos
Para fazer assinatura de email profissional, escreva os dados em texto, exporte o logo no dobro do tamanho, hospede no seu site e teste antes de usar.
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Escreva a assinatura em texto
Quatro ou cinco linhas: nome, cargo e empresa, telefone, site e um link extra. Se uma linha quebra na tela do celular, corte.
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Exporte o logo no dobro do tamanho
Se ele vai aparecer com 150 pixels de largura, exporte com 300 no nosso redimensionador de imagem. Use a versão compacta do logo: entre os tipos de logotipo, o símbolo ou o monograma leem melhor em tamanho pequeno.
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Hospede o logo no seu site
Suba o arquivo para o seu site ou para uma hospedagem com endereço público terminado em .png. Assim a assinatura aponta para a imagem em vez de embuti-la, e ela não chega como anexo.
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Monte a assinatura no seu programa de e-mail
Cole o texto, insira o logo pelo endereço da imagem, fixe a largura em 150 pixels e escreva o texto alternativo (o nome da sua marca).
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Coloque um link que dê para medir
Marque o link do site com parâmetros UTM (por exemplo, utm_source=email e utm_medium=assinatura) para ver no Analytics quantas visitas ele traz. Se o link leva para agendar uma conversa ou pedir orçamento, cada clique é um possível lead.
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Teste antes de dar por pronta
Mande um e-mail de teste para uma conta do Gmail, uma do Outlook e para o celular. Veja também como fica com as imagens bloqueadas e quando você responde uma conversa.
Assinatura em imagem ou assinatura de email html?
Prefira a assinatura de email html, com o texto escrito e só o logo como imagem. Uma assinatura inteira em imagem não deixa copiar o telefone, aceita um link só e vira um quadrado vazio quando o programa bloqueia imagens.
Dimensão da assinatura de email e do logo: as medidas certas
O logo de uma assinatura de email com logo fica bem com 150 a 200 pixels de largura, exportado no dobro para telas de alta densidade e com poucos kilobytes.
As IA dão faixas largas: o ChatGPT falou em 100 a 300 pixels, e o Perplexity em 150 a 200 exibidos, com o arquivo no dobro. Então a gente mediu com o nosso próprio logotipo.
Assinatura de email com GIF: quando vale a pena e como fazer
Uma assinatura de email com GIF só vale a pena se o primeiro quadro já funcionar sozinho, porque nem todo mundo vê a animação.
Segundo o suporte da Microsoft, o Outlook reproduz GIFs por padrão, mas mostra só o primeiro quadro quando o destinatário desativou as animações, seja numa opção do Outlook ou na configuração de animações do Windows. Isso você não controla.
Para não estragar a assinatura:
- Um GIF só: o logo animado ou um banner, nunca os dois.
- Leve: o nosso logo pesa 6 KB. Um GIF de 100 KB já pesa 16 vezes mais, então corte quadros e cores.
- Calmo: de dois a três segundos, sem piscar, que cansa quem lê.
- Hospedado no seu site: como o logo, para não chegar como anexo.
Use para um banner de lançamento ou de data especial, como Natal ou Black Friday, e tire depois. Uma assinatura de email animada fixa quase nunca compensa, porque a animação disputa a atenção com a mensagem e com o seu link de ação. Teste no Gmail, no Outlook e no celular, olhando sempre o primeiro quadro.
Como colocar assinatura no Gmail, no Outlook e no Apple Mail
A assinatura é configurada uma vez em cada programa e entra sozinha nas mensagens novas e, se você quiser, nas respostas.
Como colocar assinatura no Gmail?
Para saber como colocar assinatura no Gmail, abra Configurações, Ver todas as configurações, desça até Assinatura, crie a sua e clique em Salvar alterações no fim da página. Segundo a Ajuda do Gmail, a assinatura pode ter até 10.000 caracteres, e você pode ter várias e escolher uma em cada e-mail.
Como colocar assinatura no Outlook?
No Outlook novo e na web, a assinatura Outlook fica em Configurações, Contas, Assinaturas. No Outlook clássico, abra uma nova mensagem e entre em Mensagem, Assinatura, Assinaturas. O suporte da Microsoft avisa que as assinaturas do clássico ficam no computador: quem usa duas máquinas precisa configurar nas duas. Se o logo some ou vira anexo, insira pelo endereço da imagem em vez de colar.
Como colocar assinatura no Apple Mail?
No Mac, abra o Mail e vá em Mail, Ajustes, Assinaturas. Escolha a conta, clique no botão de adicionar, dê um nome e escreva a assinatura na pré-visualização; para colocar o logo, arraste a imagem para dentro dela.
Modelo de assinatura de email profissional: exemplos para copiar
Cada exemplo de assinatura de email abaixo serve como modelo de assinatura de email: troque os dados e mantenha a ordem, que é o que faz a assinatura ser lida num relance.
| Para quem | Exemplo |
|---|---|
| Autônomo | Carla Mendes, fisioterapeuta / +55 11 90000-0000 / seusite.com.br / Agende sua consulta |
| Pequena empresa com logo | Logo com 150 px + Rafael Souza, diretor comercial, Móveis Souza / +55 31 3000-0000 / seusite.com.br |
| Vendas B2B | Juliana Costa, executiva de contas, Grupo Norte / +55 21 90000-0000 / LinkedIn / Agende uma demo de 15 minutos |
São dados de exemplo. Repare que nenhum tem mais de um link de ação: se precisa dizer mais, diga no e-mail, não na assinatura.
Frases para assinatura de email: ideias por objetivo e o que evitar
Uma boa frase para assinatura de email cabe numa linha, leva a uma ação e combina com a sua marca; o resto é enfeite.
| Objetivo | Frase modelo | Combina com |
|---|---|---|
| Agendar conversa | «Agende 15 minutos comigo» | Serviços e consultoria |
| Pedir orçamento | «Peça seu orçamento sem compromisso» | Reformas, eventos e B2B |
| Levar a um conteúdo | «Baixe o nosso catálogo» | Lojas e indústria |
| Dizer quando atende | «Atendimento de segunda a sexta, das 9h às 18h» | Comércio e clínicas |
| Reforçar a marca | O slogan, como «Apareça. Convença. Venda.» | Marcas com slogan fixo |
| Data especial | «Boas festas e um ótimo ano novo» | Dezembro |
O que evitar: citações motivacionais, que ninguém lê, frases longas, mais de uma chamada por assinatura e promessas que você não prova, como «os melhores do Brasil».
Para saber qual frase funciona, marque o link com utm_content (por exemplo, utm_content=agendar) e compare os cliques no Analytics. Um cálculo de bolso, com números supostos: 40 e-mails por dia útil são uns 800 por mês (40 vezes 20). Com 1 % de cliques, a assinatura traria 8 visitas por mês. Trocar a frase a cada trimestre mostra qual puxa mais.
Assinatura de email com IA: prompts para copiar e colar
A IA ajuda a enxugar a assinatura e a escrever o código da tabela, mas os dados e o logo são com você. É a alternativa sem cadastro a qualquer gerador de assinatura de email.
Aja como especialista em e-mail marketing. Estes são os meus dados: [nome, cargo, empresa, telefone, site, link extra]. Escreva uma assinatura de email profissional com no máximo 4 linhas, em português do Brasil, e diga qual linha você cortaria se tivesse que caber em 3.
Crie uma assinatura de email html para colar no Gmail: uma tabela de 2 colunas, à esquerda o logo vindo de [endereço do logo] com width="150" e alt="[marca]", e à direita o texto em Arial de 14 px na cor [cor]. Coloque no link do site os parâmetros utm_source=email e utm_medium=assinatura. Só estilos em linha, sem CSS externo.
Antes de espalhar o seu logo em milhares de e-mails, confira se ele é seu mesmo: aqui explicamos o registro de marca no INPI passo a passo.
Perguntas frequentes sobre assinatura de email
Qual site cria assinaturas de e-mail?
Canva, HubSpot, MySignature e Vecsy criam assinaturas de e-mail de graça, e a RD Station tem um gerador que pede seus dados antes. O melhor site é o que entrega a assinatura em HTML, com texto de verdade, e deixa copiar sem cadastro. Se ele só exporta uma imagem, você perde os links e o texto some quando o leitor bloqueia imagens. E confira de onde o logo carrega: se for do servidor do gerador, hospede no seu site.
Assinatura de email no Canva funciona?
Funciona para o visual, mas não para a assinatura inteira. O Canva exporta a assinatura como imagem, e uma assinatura em imagem tem um link só, não deixa copiar o telefone e aparece como um quadrado vazio quando o programa bloqueia imagens. A saída é usar o Canva só para o logo ou um banner pequeno e escrever nome, cargo e contatos como texto no Gmail ou no Outlook. Assim você tem o melhor dos dois.
Qual o tamanho ideal da assinatura de email?
O tamanho ideal da assinatura de email é de 4 a 6 linhas e até uns 600 pixels de largura no total, para caber na tela do celular sem quebrar. O logo, dentro dela, fica bem entre 150 e 200 pixels de largura. O Gmail aceita até 10.000 caracteres, mas isso é um limite técnico, não uma meta: uma assinatura que passa de seis linhas compete com a própria mensagem e acaba sem ser lida.
Como fazer assinatura digital?
Assinatura digital é outra coisa: é a assinatura com validade jurídica para documentos, e não o bloco no fim do e-mail. No Brasil, você pode assinar documentos de graça com a assinatura eletrônica do gov.br, que exige conta nível prata ou ouro e aceita arquivos como PDF, DOCX e JPG de até 100 MB. Para empresas, existe também o certificado digital ICP-Brasil. Depois de assinado, o documento pode ir anexado ao e-mail normalmente.
Como mudar a assinatura no Outlook?
Para mudar a assinatura no Outlook novo ou na web, vá em Configurações, Contas, Assinaturas, edite e salve. No Outlook clássico para Windows, abra uma nova mensagem e entre em Mensagem, Assinatura, Assinaturas. Atenção: a Microsoft guarda as assinaturas do Outlook clássico no computador, enquanto a versão web guarda na sua conta. Se você usa os dois, atualize nos dois, senão as respostas de um aparelho continuam saindo com a assinatura antiga.
Como colocar assinatura no Gmail pelo celular?
No app do Gmail, a assinatura do celular é separada da assinatura do computador e fica nas configurações da sua conta, dentro do próprio app. Ela só aceita texto, sem logo nem formatação, e vale apenas para os e-mails enviados pelo app. Use uma versão curta: nome, cargo e telefone. Se você precisa que a assinatura completa com logo saia também no celular, escreva pelo navegador ou use um app de e-mail que aceite HTML.